Dokumentacja pracownicza jest jednym z najważniejszych zbiorów dokumentów w przedsiębiorstwie. Przechowuje się w niej wszelkie informacje na temat pracowników – od umów o pracę, przez świadectwa pracy, aż po dokumenty dotyczące szkoleń czy przebiegu kariery zawodowej. Ze względu na swoją specyfikę, dokumentacja ta podlega ściśle określonym przepisom prawnych w zakresie jej przechowywania. Jakie są więc aktualne wymagania w tym zakresie?
Zmiany w przepisach a okres przechowywania dokumentacji
W 2019 roku nastąpiły istotne zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepisy te wprowadziły różne terminy przechowywania w zależności od daty zatrudnienia pracownika. Te zmiany miały na celu dostosowanie przepisów do obecnych realiów rynku pracy oraz uproszczenie procedur administracyjnych dla pracodawców. Więcej informacji na: https://archiwizacja.pmsa.pl/uslugi-archiwizacyjne/przechowywanie/.
Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.
Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony. Teraz pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przez 10 lat i 1 miesiąc. Ważne jest, aby pamiętać, że ten okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy. Dlatego jeśli stosunek pracy z pracownikiem zakończył się na przykład w lutym 2020 roku, dokumenty te muszą być przechowywane do końca marca 2030 roku.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku obowiązują inne terminy. W ich przypadku dokumenty osobowe i płacowe muszą być przechowywane przez okres 50 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Zatem jeśli stosunek pracy z takim pracownikiem dobiegł końca w 2018 roku, dokumentacja taka będzie musiała być przechowywana do końca 2068 roku.
Dlaczego takie różnice?
Może się wydawać, że takie różnice w terminach przechowywania są nieco skomplikowane. Jednak ich wprowadzenie miało na celu dostosowanie przepisów do nowych realiów rynku pracy i uproszczenie procedur dla pracodawców. Wprowadzenie krótszego okresu przechowywania dla nowo zatrudnionych pracowników pozwoli na redukcję kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji oraz na lepsze zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie.
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą wymaga świadomości obowiązujących przepisów i ciągłego monitorowania zmian w prawie. Wprowadzone w 2019 roku zmiany przyniosły pewne uproszczenia dla pracodawców, ale jednocześnie zwiększyły odpowiedzialność za prawidłowe przechowywanie dokumentów. Ważne jest, aby na bieżąco śledzić ewentualne nowelizacje i dostosowywać do nich procedury wewnętrzne firmy.
